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Tabella di immissione

La tabella di immissione dei giustificativi (disponibile in WebLULplus) è la pagina riservata alle sole aziende, per inserire i giustificativi giornalieri dei propri dipendenti. La speciale ingegnerizzazione del software offre automatismi e facilitazioni tali da permettere inserimenti veloci, sicuri ed esenti da errori. Sempre dalla stessa interfaccia si possono inviare messaggi e precisazioni allo Studio del Consulente o anche stampare i contenuti già immessi in tabella.

Come funziona

Selezionato un dipendente (tabella in alto al centro) ed il mese di riferimento, verrà visualizzato l'elenco dei valori orari secondo lo specifico contratto di assunzione. Sulla tabella sarà possibile inserire le ore di straordinario, di assenza o tutto quanto previsto nella colonna causale tramite 5 distinte causalizzazioni giornaliere. La gestione è del tutto automatica e la colonna Orario Ordinario (H Ord) viene gestita in automatico ed aggiornata secondo i valori immessi nelle colonne dei giustificativi (causale). In caso di incongruenza nei valori immessi, il sistema evidenzia in rosso le righe da correggere ed impedisce di salvare o avanzare alle pagine successive.

 


la schermata principale del servizio, click qui per vedere il video

 

Completata l'immissione dei giustificativi del mese per quel dipendente, i dati devono essere salvati per poter passare al lavoratore successivo.
Se si abbandona la pagina o si cambia lavoratore senza aver salvato, un messaggio ci avverte che si perderanno le immissioni inserite.

I salvataggi si effettuano esclusivamente con lo strumento semaforo:
- cliccare sul giallo per effettuare un salvataggio parziale, provvisorio o per segnalare allo Studio del Consulente qualunque anomalia (causalizzazioni orarie dubbie o operazioni da far verificare o da completare più tardi)
- cliccare sul verde per salvare definitivamente quando l'immissione è certa e regolare

il segnale di rosso indica che il lavoratore non è stato ancora elaborato e non è stato immesso né salvato alcun dato del mese in corso.

A seguito di ogni azione di salvataggio, un avviso ci segnala se l'operazione è andata a buon fine ed il sistema passa in automatico al lavoratore successivo della lista.
Si potrà comunque tornare sulle tabelle già salvate per modificarle o controllarle quante volte si vuole.

Completate le immissioni di tutti i lavoratori , sarà possibile autorizzare lo Studio del Consulente al prelievo dei dati per l'elaborazione dei cedolini paga
(le spie nell'elenco lavoratori saranno tutte di colore verdi e gialle).
Una volta effettuata l'esportazione dei dati da parte dello Studio, tutte le tabelle dei lavoratori, per quel mese, risulteranno solo visualizzabili, ma non più modificabili.


La tabella dei giustificativi

Essendo questa la tabella più usata e l'interfaccia principale del servizio, vi è stata dedicata molta attenzione tanto da renderla semplice, snella, veloce, usabile ed intuitiva. Tuttavia, nonostante la sua semplicità, diamo alcune indicazioni su come usarla al meglio.

Come immettere i dati

Per immettere un giustificativo in un determinato giorno è consigliabile un click (con il mouse) sulla prima colonna |hh:mm| riferita al giorno da giustificare. Si aprirà un piccolo spazio di edit che accetterà indifferentemente:
- valori in ore e minuti
- valori in minuti
- valori misti

(Nelle fasi iniziali, per prendere pratica col sistema, consigliamo di immettere i soli valori in ore e minuti).

Immissione in ore e minuti: il sistema accetta numeri interi separati da . o da : (i separatori punto e due punti sono equivalenti) nel caso di immissione di numeri decimali superiori a 59 il sistema immetterà xx:59  nel campo minuti
per esempio se battiamo:


3.4 il sistema immetterà
03:04

1:42 il sistema immetterà 01:42

8 il sistema immetterà 08:00

2.85

il sistema immetterà 02:59

Premuto il tasto invio il cursore si porterà alla colonna successiva per impostare il giustificativo

Immissione in minuti: accetta numeri interi senza separatore; digitando un numero intero superiore a 8 il sistema considera tale valore in minuti primi e lo converte automaticamente in ore e minuti,
quindi se battiamo:


10 il sistema immetterà
00:10

110 il sistema immetterà 01:50

180 il sistema immetterà 03:00

Premuto il tasto invio il cursore si porterà alla colonna successiva per impostare il giustificativo

Immissione con valori misti: successivamente, quando si è presa confidenza con l'interfaccia e con le sigle dei giustificativi più spesso usate, sarà possibile inserire ore e giustificativo in unica immissione (le regole rimangono le stesse delle immissioni precedenti solo,  in più, vanno aggiunte le due lettere del giustificativo senza spazio o separatori). In questo modo il sistema immetterà distintamente il valore orario e la sigla giustificativa nei rispettivi campi con una unica immissione e minor tempo
quindi se sul campo orario immettiamo:


2ma il sistema immetterà
|02:00 | MA| (malattia)

110st il sistema immetterà
|01:50 | ST | (straordinario)

2.5ld
il sistema immetterà |02:05 | LD | (lavoro domenicale)

3:92al
il sistema immetterà |03:59 | AL | (allattamento)

Solo in questo caso, premuto il tasto invio, il cursore si porterà alla riga successiva per impostare un nuovo giustificativo il giorno seguente

 

Il giustificativo, quale scegliere

Fermo restando che la quantità di causalizzazioni che una azienda userà più spesso saranno circa una decina, nei primi tempi per una giusta scelta, potrà essere utile accordarsi col consulente ed avere istruzioni e delucidazioni in merito. Va ricordato che il giustificativo è un valore che deve essere preciso e coerente con le necessità del lavoratore e le richieste del consulente. Per questo si noteranno molte voci di assenza, altre di straordinari, altre ancora di malattia, sarà poi la pratica e le instruzioni fornite dallo studio ad indirizzare sulla esatta scelta (in casi di incertezza è previsto un sistema di messaggistica verso il consulente con la possibilità di salvare in giallo per indicare anomalie, precauzioni o incertezze sull'immissione); da notare che i giustificativi e le sigle abbreviative usate da uno studio possono differire dagli altri, anche se fanno uso dello stesso software.

Immissione del giustificativo

Abbiamo detto che il campo giustificativo prevede una sigla di due lettere da scegliere da una lista. L'elenco, piuttosto corposo, viene visualizzato in una finestra gestibile da mouse o dai tasti freccia e la selezione avviene cliccando col mouse o con sull'elemento selezionato.

Per velocizzare l'immissione, i più abituati potranno digitare la sola sigla (di 2 lettere) della giustificazione, i meno esperti potranno far filtrare l'elenco tramite una parola chiave (o parte di essa). Digitando quindi malat sul campo causale verranno visualizzate tutte le occorrenze di tale stringa accorciando notevolmente l'elenco visualizzato e facilitandone la scelta.

 

Funzione Dal-Al per immissioni multiple e sequenziali

Ad ulteriore semplificazione si è provveduto ad inserire la funzione Dal-Al nei casi in cui si debba immettere giustificativi uguali su più giorni consecutivi del mese. Cliccato il simbolo apposito , si attiva una finestra nella quale vanno inseriti i limiti dei giorni per i quali andranno ripetute le stesse giustificazioni e se queste dovranno essere applicate anche nei festivi, quindi si accetta col tasto imposta.
La funzione sovrascrive e cancella anche le immissioni già esistenti e può essere agevolmente usata anche per cancellare un intero mese (o parte di esso).


Giustificativi di assenza

Nell'eventualità si presentino casi di assenza per tutta la giornata lavorativa (tipo Malattia, Permesso, Ferie, Congedo, ecc.) è sufficiente inserire il solo giustificativo (senza il quantitativo orario) ed il sistema inserisce, in automatico, il valore orario dell'intera giornata (hT).
Il sistema funziona anche nei casi di immissione multipla immessa col Dal-Al


Orario indefinito

La gestione dei dipendenti con orario indefinito in WebLUL è molto semplice. Solo in questi casi infatti il sistema permette l'immissione manuale dell'orario teorico giornaliero sulla colonna hT con un semplice clic sul giorno da definire. L'immissione del valore orario segue  le solite regole già descritte ed uno zero permette di annullarne l'immissione. La gestione dei giustificativi rimane invariata.
La funzione Undo permette sempre e comunque di tornare allo stato precedente.

 

Messaggeria

Tramite l'apposito spazio nuvoletta (in basso) è possibile inviare un breve messaggio allo Studio del Consulente per segnalare precisazioni e notizie riferite al dipendente in lavorazione, il messaggio sarà trasferito non appena si effettua il salvataggio (tramite semaforo) e verrà visualizzato dallo studio in un apposito elenco non appena inizierà la lavorazione dei cedolini della relativa azienda.

 

Undo

Per evitare errori o risolvere ripensamenti e disastri, è sempre attiva la funzione Undo su ogni operazione effettuata dall'ultimo salvataggio in poi. Il tasto  permetterà quindi di annullare tutte le operazioni digitate e di tornare agli stati precedenti (non vi sono limiti di undo).
La funzione si azzera non appena viene effettuato un salvataggio.

 

Come salvare

Come già detto, lo strumento principale per salvare lo stato delle registrazioni effettuate è il semaforo. Come tutti gli altri componenti della tabella, è uno strumento attivo e si utilizza cliccandoci direttamente. Inizialmente, fin quando alcuna registrazione sia stata effettuata, il semaforo è di colore rosso. Per salvare lo stato di una registrazione si potrà usare indifferentemente sia il giallo che il verde: con un click verrà salvato l'intero stato del lavoratore così come visualizzato nella pagina.
- Usare il giallo nei casi in cui sia necessario evidenziare un problema al Consulente o la registrazione è ancora parziale ed incompleta.
- Usare il verde quando la registrazione è certa, completa e definitiva.
Per rendere più veloce l'immissione, ogni volta che un dipendente viene salvato, il sistema passa al lavoratore successivo.

Sarà sempre possibile ritornare sul dipendente salvato, modificarne le immissioni o salvare in altro colore.

Lo stato del salvataggio viene riportato con un quadratino colorato anche nell'elenco dei lavoratori sulla tabella in alto. Questo facilita la vista generale dello stato della lavorazione.

 

Autorizzare l'importazione

Quando, tutti i dipendendi saranno stati salvati (con spia gialla o verde), la registrazione dei giustificativi risulta terminata e servirà autorizzare il consulente all'utilizzo di tali dati. Per farlo si userà il tasto di autorizzazione all'importazione (posizionato in alto a destra della tabella top dei lavoratori): con un click il lucchetto diventa verde e si autorizza il Consulente a prelevare i dati. Nello stesso tempo, per evitare confusioni, ogni operazione di salvataggio successivo (da parte dell'azienda) verrà bloccato ed il semaforo, per quel mese, verrà disattivato).
Va notato che l'operazione autorizza l'importazione non è irrevocabile, in caso di ripensamenti si potrà intervenire di nuovo sul lucchetto per permettere nuove modifiche in quel mese, diverrà però definitiva non appena il Consulente avrà effettuate le operazioni di importazione.


Visualizza dati orari

Posizionandosi col mouse sopra al nome del lavoratore, una nuvoletta ci restituisce il codice orario applicato per quel dipendente è una semplificazione per addetti ai lavori che può servire a controllare la corrispondenza dei dati orari rispetto al calendario o monitorare eventuali incongruenze.
A seconda del software in uso dal commercialista, la funzione potrebbe dare risultati diversi in quanto è gestito diversamente il metodo di calcolo.


Visualizzazione dei totali

Per semplificare il lavoro al consulente, nella barra grigia inferiore è sempre presente un totalizzatore orario mensile in cui vengono riportate distintamente il totale delle ore teoriche, delle ore lavorate effettivamente, delle ore di assenza e delle ore extralavorative effettuate.

 

Applica correzioni

La funzione applica correzione che saltuariamente potrebbe comparire in cima alla tabella, controlla che i festivi siano effettivamente impostati come festivi. Posizionandosi sopra col mouse, segnala una lista di correzioni che dovrebbero essere effettuate per quel mese e per quel dipendente caricato. Appare (o potrebbe apparire) quando si verifica una festività inconsueta o fuori calendario ed è sempre consigliabile applicarla semplicemente cliccandoci sopra.
La funzione Undo è comunque sempre attiva e permetterà di tornare sui propri passi.

 

Compatibilità

Per far funzionare regolarmente il prodotto è richiesta una minima dotazione di software (solo un browser internet ed una linea di comunicazione), per avere una totale compatibilità verificare qui la versione minima necessaria.
Per evitare particolari rallentamenti, è consigliata una linea ADSL di almeno 1,2 Mbit o una buona connessione UMTS
Per una visualizzazione completa sullo schermo, la risoluzione minima richiesta è circa 1024x768 qualora non si riesca a visualizzare
la pagina in completezza, utilizzare la funzione di zoom- nel browser.


Video dimostrativo

Per avere un saggio di come funziona il prodotto è anche possibile visualizzare il video.