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Moduli ICR

 

WebLULfx è un esclusivo sistema che permette l'acquisizione automatica degli orari dei dipendenti tramite la compilazione manuale di appositi moduli ICR da inviare via fax; esso si integra totalmente con WebLULplus e ne completa le funzionalità per adattarsi ad ogni esigenza aziendale.

I moduli ICR sono già prestampati e personalizzati per ogni azienda e conterranno l'elenco completo dei dipendenti assunti ed i loro rispettivi orari di lavoro contrattuale.
Per semplificare la procedura di compilazione, essendo noto al sistema l'orario teorico di lavoro e le turnazioni di ogni lavoratore, viene richiesto di compilare le sole ore giustificate che andranno a variare l'orario di lavoro conosciuto.
Per lo spazio limitato sarà possibile inserire due soli giustificativi giornalieri per ogni lavoratore oltre ad alcuni messaggi predefiniti.

I moduli ICR potranno essere richiesti già precompilati al consulente o potranno essere anche prodotti dall'azienda tramite una semplicissima operazione di stampa (entrando nel proprio spazio web).
Non sarà necessario reperire i modelli ogni mese perché non hanno riferimenti mensili, quindi rimangono validi fino a che non si verificheranno variazioni di orario, nuove assunzioni o licenziamenti di qualche dipendente.


Le particolari fincature presenti nei moduli ICR aiutano il sistema automatico a riconoscere la posizione dei campi immessi
e le parti grigie devono avere un tono predefinito. In caso di necessità, come detto, è possibile prelevarli dal consulente o stamparli in proprio ma è sconsigliato fotocopiarli.
Fotocopiare più volte i moduli, oltre che scurire irregolarmente le parti grigie, possono creare deformazioni, macchie ed inspessimenti delle linee creando una maggiore insorgenza di errori e difficoltà nel riconoscimento da parte del sistema automatico di lettura.


Ogni modello può contenere un massimo di 6 dipendenti; una volta compilati correttamente tutti i moduli necessari per il mese di riferimento, si dovranno inviare via fax al numero predefinito entro i tempi tecnici richiesti dal consulente.
Appena pervenuti i files, un sofisticato sistema di riconoscimento ottico (detto ICR) ne interpreterà i contenuti scritti, ne correggerà preventivamente gli errori più grossolani ed inserirà i dati riconosciuti sullo spazio web dell'azienda in automatico pronti per essere importati dal consulente.

Il procedimento è semplice e veloce ed è pensato per le aziende più piccole che non dispongono di connessione internet (o che non hanno alcuna dimestichezza con la tecnologia informatica).
Viene solo richiesta una minima attenzione, il rispetto degli spazi segnati ed una buona precisione nella scrittura e nella compilazione.

Se l'apparecchio fax è in buono stato e la trasmissione avviene in alta qualità (modalità FINE) la speciale ingegnerizzazione del sistema offre un alto grado di riconoscimento e buona correzione di errori tanto da permettere letture veloci ed affidabili.
I moduli che risulteranno illeggibili per compilazione non consona o per ricezione difettosa, verrano scartati dal sistema e rispediti al consulente che provvederà in proprio alla soluzione del problema.

esempio di come vengono visualizzati i moduli ICR con Adobe Reader © pronti per essere stampati

 

Come stamparsi i moduli ICR

Dal lato consulente, per stampare i moduli ICR per le proprie aziende dovrà:

- accedere al proprio spazio riservato e cliccare su gestione aziende (in basso a destra)
- selezionare tutte le aziende che richiedono i modelli ICR nuovi o da ristampare
- generare il nuovo PDF tramite il tasto in basso selezionando il giusto mese di riferimento

Da ora i nuovi files PDF si troveranno pronti da utilizzare a fianco ad ogni azienda selezionata quindi:
- se passiamo il mouse sul link pdf, comparirà la data di generazione del file
- cliccando sopra al link pdf si potrà visualizzare il file
- click col tasto destro sul link pdf -> scarica (o salva a seconda del browser) potremo salvare quel file sul nostro PC.

Per passare dalla visualizzazione alla stampa basterà usare i comandi del gestore PDF integrato sul browser o usare il proprio visualizzatore PDF -> menu File -> stampa

punti salienti per la gestione ed il prelievo dei file PDF lato consulente

 

Dal lato azienda, per stampare i propri moduli ICR, la procedura è estremamente semplice:
- accedere al proprio spazio riservato
- cliccare sull'icona modulo fax in basso a destra

Ci verrà chiesto di aprire il file con nostro gestore PDF predefinito o scaricare il file sul PC

Anche qui per passare dalla visualizzazione alla stampa basterà usare i comandi del gestore PDF integrato sul browser o usare il proprio visualizzatore PDF -> menu File -> stampa

icona da usare dal lato azienda per prelevare i propri moduli ICR

 

Alcune raccomandazioni

- Se il file pdf non si visualizzerà in automatico significa che non disponiamo di Adobe Reader© (o Acrobat) per la decodifica e la visualizzazione dei file PDF, qui troviamo il link per scaricare gratuitamente il prodotto poi, per l'installazione, basta seguire le istruzioni.

- Se il modello non viene stampato nel senso giusto il foglio non verrebbe utilizzato totalmente dalla stampa ed i campi da compilare sarebbero troppo piccoli per essere utilizzati, significa che abbiamo orientato la stampa in verticale invece che orizzontale (landscape o panoramica) o abbiamo sbagliato il formato di carta da usare, riprovare impostando orientamento e formato di stampa automatico al sistema o impostare manualmente i parametri come segue: formato A4, orizzontale, cassetto automatico (A4), zoom automatico (100%).

- Per altre problematiche contattare il nostro centro assistenza

 

Come immettere i dati

Nonostante la semplicità e l'immediatezza del modello, è necessario fornire alcune informazioni utili per una corretta compilazione.

Il nominativo del lavoratore viene riportato a sinistra del modello e contiene codice fiscale, nome del dipendente e configurazione oraria. In ultima riga, vi è la possibilità di barrare una o più caselle per comunicare alcune note specifiche al consulente.

A parte il codice e il nome, che serve al compilatore per riconoscere il lavoratore a cui si riferiscono le nostre immissioni, vi è il campo orario che indica l'orario teorico settimanale a cui è soggetto il dipendente in questione.

Se indicato per esempio 8-8-M-8-8-S-D significherà che il dipendente riposerà di mercoledì, sabato e domenica e per i restanti giorni avrà orario di 8 ore. Se indicato L-6-6-4-5-S-D riposerà di lunedì, sabato e domenica e farà 6 ore di martedì, 6 e mezze di mercoledì, 4 e mezze di giovedì e 5 ore di venerdì.
L'orario di lavoro è già noto all'azienda, ma viene riportato per praticità e per semplificare la compilazione.

A destra del nominativo vi sono 4 righe suddivise in 31 giorni dove sarà compito del compilatore inserire, in alto, il dato orario (riferito al giorno) e sotto la sigla del giustificativo; le due righe successive hanno la stessa funzione qualora serva un ulteriore giustificativo da inserire nello stesso giorno.
Per facilitare la compilazione, sulle righe orizzontali sono riportati 7 simbolini diversi che si ripetono ordinatamente per tutto il mese e servono a facilitare il riconoscimento dei giorni della settimana. Sul modello di istruzioni da scaricare da qui si troverà anche un calendario fino al 2018 indicante la posizione delle domeniche. Associando quindi la domenica a quel simbolo, tutte le altre capiteranno sullo stesso simbolo.

La sigla del giustificativo, che è normalmente di due caratteri, andrà scelta secondo i consigli del consulente e come negli esempi riportati in basso in fondo al modulo.

L'indicazione delle ore è semplificata: se si scrive 15 il sistema acquisisce 0:15 min se si scrive 3 il sistema acquisisce 3:00 ore se scriviamo 215 il sistema acquisisce 2:15.

Queste in sintesi le regole per la scrittura dei valori orari

Una cifra se inferiore a 9 viene interpretata come valore orario quindi se scrivo:
2 = 2 ore
8 = 8 ore
9 = 9 minuti

Due cifre con valore non superiore a 59 si intendono sempre minuti
15 = 15 min
45 = 45 min
90 = 59 min

Tre cifre si intende sempre la prima come cifra oraria e il restante in minuti
230 = 2:30
150 = 1:50
390 = 3:59

Per lo spazio ristretto disponibile è sconsigliato inserire 3 o più cifre per casella poiché già con due si riesce a riportare il 95% dei valori, qualora fosse necessario si prega di scrivere molto precisamente le tre cifre badando di staccarle leggermente l'una dall'altra.

 

Correzioni nella compilazione

- In caso di errori di compilazione è possibile la correzione sbianchettando la zona, evitare sempre cancellature e annerimenti a penna che possono portare ad errori di interpretazione imprevedibili o false immissioni dal sistema automatico.

- Le linee grigie che rimarranno mascherate non sono importanti e non vanno riscritte è però importante riscrivere i caratteri al centro della casella (riferendosi alle linee vicine).


- Sono sempre preferibili i bianchetti a nastro
, nel caso si usino prodotti liquidi e a pennello, badare di far asciugare perfettamente il foglio prima di inserirlo nel fax per evitare di imbrattare lo scanner al momento della trasmissione.
La sporcizia di bianchetto sullo scanner è di difficile rimozione e genera delle larghe linee scure che non permetterano la fedele trasmissione del modulo. La pulizia poi, in certi apparecchi, può essere molto complessa tanto da richiedere un centro di assistenza.

 

Invio dei moduli

- E' sempre preferibile inviare i modelli in qualità FINE ed inserire in sequenza e con precisione i fogli sul caricatore badando al lato di lettura dell'apparecchio

-  Le prime volte e prima della trasmissione dei moduli, verificare l'efficienza dell'apparecchio fax effettuando una semplice operazione di copia. Se, sul foglio copiato, si noteranno righe nere nel verso di scorrimento del foglio, provvedere a far ripulire il piano trasparente dello scanner.
Il sistema di riconoscimento scarterà
in automatico tutti i moduli illeggibili o incompleti e andranno rispediti al consulente competente.

 

Prontuario

Per semplificare la vita agli incaricati alla compilazione dei modelli, offriamo un prontuario da scaricare da qui.

Si tratta di un unico foglio che dovrà essere stampato (meglio se a colori e su cartoncino) dove, in alto è riportato:
- un pratico righello settimanometro (da ritagliare lungo
le linee tratteggiate rosse) che aiuterà il posizionamento dei giorni
- l'elenco dei giustificativi maggiormente in uso
- un calendario che indica la posizione delle domeniche negli anni a venire
- le istruzioni per la compilazione dei moduli ICR di WebLUL.


il 'settimanometro' da scaricare che aiuta alla compilazione dei modelli ICR